Når vi holder de her planlægningsmøder i sammenhæng med de der internationale erfaringsudvekslingsprojekter, som vi laver, forsøger jeg altid at sørge for, at rammerne for mødet er behagelige. Jeg tror på, at hvis vores gæster, som kommer fra hele verden, har det rart, så vil de være mere åbne, ærlige og opfindsomme. Og det er netop det, vi har brug for i planlægningsstadiet. Åbenhed og opfindsomhed giver os bedre basis for at identificere mulighederne i projektet og til at blive enige om, hvem der skal tage ansvar for hvad.
Budgetterne og finansieringskulturen
Vi arbejder jo ofte med meget skrabede budgetter, fordi der er stadig ikke så mange organisationer, der tror på, at erfaringsudveksling og overførsel af viden, teknologi og innovative metoder kan føre til konkrete, givende og udviklende projekter. Og derfor vil de kun modvilligt være med til at finansiere projekterne. Det er en skam, for jeg har selv set mange eksempler på, at videns-udveksling kan føre til gode projekter, der skaber indkomster til det lokale samfund. Det er jo det, vi i virkeligheden arbejder på.
Når budgetter er små, er der endnu mere grund til at være strategisk omkring mødefaciliteterne. Hvis vi mister tider på møder, fordi folk sidder ubekvemme eller kan ikke koncentrere sig ordentligt, så spildes både vores ressourcer og vores muligheder. En dårlig mødesfære påvirker ikke bare humøret—den påvirker selve kvaliteten af de beslutninger, vi træffer.
Et konkret projekt med høje krav
Lige nu er vi ved at planlægge et projekt, der i bund og grund handler om at sikre, at børn i trange kår får mere rimelige vilkår. Der er et voksende behov—også i veludviklede samfund som det danske. Vi har samarbejdspartnere fra vidt forskellige lande: Indien, Ukraine, Albanien, Tyskland. Hver af dem bringer sit perspektiv og sine erfaringer med sig. Vi skal planlægge vores aktiviteter og budgettere dem på tværs af fire lande med helt forskellige økonomiske vilkår og lovgivning. Det bliver et intensivt møde, så rammerne og forplejningen skal være i orden. Det kan der ikke være nogen tvivl om.
Jeg har selv dårlige erfaringer fra lignende møder, der blev holdt under meget dårlige forhold. Jeg sad engang til et møde et eller andet sted i Sydeuropa. Vi sad 6 mennesker i en uopvarmet skurvogn i 7 graders varme og regn. Det var ikke sjovt at arbejde under den slags forhold, og vi nåede da heller ikke halvdelen af, hvad vi skulle have nået. Den dag lærede jeg, at mødefaciliteterne ikke er en luksusforkælelse—de er en forudsætning for arbejde af høj kvalitet.
Perfekte mødelokaler i centrum
Da vi skal nå en masse på de to dage, vi har afsat i næste uge, har jeg travlt med at finde de rigtige rammer. Jeg har googlet på “mødelokaler København” for at finde et godt lokale til 8–10 mennesker, hvor jeg kan være sikker på, at forplejningen under mødet er god. Kaffepauser og frokost handler ikke bare om maveomtanke—de handler om at give folk mulighed for at restituere sig og smukt at vende tilbage til bordet med mere energi og klarhed.
Lokalet, som jeg har fundet, er ideelt. Det er lyst og moderne, med gode arbejdsflader og reliable teknologi. Personalet er søde og hjælpsomme og har stor erfaring med, hvilke faciliteter internationale projektgrupper har brug for. Der er ro til at arbejde, og man mærker, at lokalets design tager udgangspunkt i produktivitet. Det er her: https://mbkkursuslokaler.dk/moedelokale/
Fra faciliteter til konkrete opgaver
Men jeg har også travlt med at lave konkrete forslag til, hvem der skal gøre hvad, for at projektet kan gennemføres med succes. Jeg vil prøve at få inderne overtalt til at være værter for et eksempel på god praksis, når det gælder at huse og sikre børn i trange kår. Jeg ved, de har stor erfaring og gerne vil vise, at de kan løfte denne opgave. Jeg vil også forsøge at få tyskerne til at lave det forstudie, vi har brug for. De har allerede sendt mig meget materiale, som kan bruges som grundlag. Det skal bare sorteres, systematiseres og suppleres med nyere data og konkrete lande-eksempler. Jeg tror, de vil acceptere opgaven, og det vil mindske omkostningerne til forstudiet væsentligt, fordi de allerede ved meget mere end vi andre. Det er her, gode mødeforhold gør en forskel: når folk føler sig velkomne og hørt, er de mere tilbøjelige til at påtage sig ekstra ansvar.
Tjek engang de fede faciliteter, hvor vi skal være: MBK
