Da jeg startede som vicevært tilbage i slutningen af 1980’erne, ville jeg have grinet højt, hvis nogen dengang havde sagt til mig, at jeg i dag ville gå rundt med en iPhone 6s med mere computerkraft end de største PC’ere, vi havde adgang til dengang. Og at jeg samtidig ville bruge den til at styre en række ejendomme som administrator. Jeg havde nok svaret, at de læste lige rigeligt science fiction 🙂

Dengang foregik meget på papir, med opslagstavler, telefonbeskeder og bunker af mapper. Hvis der skulle gives en besked videre, krævede det ofte flere opkald eller en tur rundt på ejendommen. Det fungerede naturligvis, men det tog tid, og det var ikke altid let at bevare overblikket, når der skete meget på én gang.

I dag er det helt anderledes. Jeg siger ikke, at alt var bedre før, for det var det bestemt ikke. Der er noget ganske befriende ved at kunne have styr på de vigtigste ting uden at skulle sidde fast bag et skrivebord eller lede efter den rigtige mappe. Når man har ansvar for flere ejendomme, er overblik ikke bare rart at have. Det er nødvendigt.

2016 – jeg styrer 5 ejendomme med mobilen

Nu er det sommer i Danmark, og jeg sidder hjemme i shorts og passer mit arbejde. Det kan jeg gøre via min telefon og et system, som vi implementerede her i foråret – nemlig det danske system til kommunikation og styring af ejendomme: Arcomus.

Det betyder ikke, at arbejdet forsvinder, eller at ejendommene passer sig selv. Der er stadig opgaver, henvendelser og ting, der skal følges op på. Forskellen er, at informationerne ligger samlet, så jeg ikke behøver at være fysisk til stede for at holde mig orienteret. Jeg kan se, når der kommer beskeder, og jeg kan reagere, mens tingene stadig er aktuelle.

Mens jeg sidder og steger i den alt for sjældne sommersol, får jeg meldinger ind fra viceværterne. For en time siden kom referaterne fra forrige uges møder med beboerforeningen tikkende ind i systemet. Det er simpelt, men det gør en mærkbar forskel i hverdagen. I stedet for at vente på, at papirer bliver afleveret eller sendt videre, har jeg materialet, når det er klar.

Det er simpelthen genialt, og for en gammel fyr som mig er det altså også lidt fagre nye verden. Jeg er ikke vokset op med smartphones, apps og digitale systemer som en naturlig del af arbejdsdagen. Derfor er det ekstra vigtigt for mig, at teknikken faktisk er til at bruge, og at den ikke bliver en hindring i sig selv.

Overblik gør arbejdet lettere

Når man administrerer flere ejendomme, handler det ikke kun om at modtage beskeder. Det handler også om at vide, hvad der er sket, hvad der er aftalt, og hvem der har ansvaret for næste skridt. Der kan hurtigt opstå misforståelser, hvis informationer ligger spredt i forskellige mails, på papirlapper eller i folks hukommelse.

Med et fælles system bliver kommunikationen mere overskuelig for dem, der arbejder med ejendommene. Viceværterne kan melde ind, og jeg kan følge med, selv når jeg ikke står på stedet. Det giver en mere rolig arbejdsdag, fordi jeg ikke hele tiden skal gætte på, om der er noget, jeg mangler at få at vide.

Det er også en fordel, når der har været møder. Referater er ikke noget, man bør lade ligge i en bunke, til man får tid. De indeholder ofte aftaler og emner, som andre skal kunne vende tilbage til. Når de kommer ind i systemet, er det langt lettere at holde tråden fra det ene møde til det næste.

Dansk IT-firma bag

Det er danskere, der står bag systemet Arcomus, og jeg mener at vide, at det er programmøren Kim Tetzlaff, der er idemanden bag systemet. Her er den artikel, han har skrevet om det: http://kim-tetzlaff.dk/arcomus-websystem-din-ejendom.html

For mig er det sgu vigtigt, at vi vælger dansk, når vi kan. Dels for at holde arbejdet i Danmark og dels for at støtte danske iværksættere, der jo ellers har det svært nok. Det er ikke, fordi alt nødvendigvis skal være dansk bare for at være dansk. Men når en dansk løsning passer til opgaven, giver det god mening at kigge den vej først.

Når den danske løsning så samtidig er det par excellence bedste på markedet, er det jo et nemt valg, må man sige. Jeg sætter pris på, at systemet er lavet med ejendomme og den daglige kommunikation for øje. Det kan mærkes, når et værktøj tager udgangspunkt i de situationer, man faktisk står med i arbejdet.

Beboerne elsker det

Beboerne i alle blokkene elsker systemet, og det fine er, at selv de lidt ældre modeller blandt dem kan finde ud af det. Det er vigtigt, for et system er kun en hjælp, hvis almindelige mennesker også har lyst til og mulighed for at bruge det.

De har jo alle enten computere, iPads eller smartphones i dag, og det er sgu skægt at se 81-årige fru Pedersen scrolle rundt i Arcomus, som havde hun aldrig lavet andet 🙂

Det siger egentlig en del. Man skal ikke undervurdere folk, bare fordi de ikke er vokset op med den samme teknologi som de yngre. Hvis det er overskueligt og giver mening i hverdagen, så bliver det brugt. Og når beboerne kan følge med og finde rundt, bliver kommunikationen også nemmere for os, der skal administrere ejendommene.

Jeg havde aldrig troet, at jeg skulle sidde hjemme i sommersolen og holde styr på fem ejendomme fra mobilen. Men sådan er det blevet, og jeg må indrømme, at jeg er glad for det. Ikke fordi teknikken skal tage over for mennesker, men fordi den kan gøre det lettere at få styr på det hele.