Der er nok ikke ret mange mennesker – om nogen overhovedet – der ikke godt kan lide at få et klap på skulderen i form af nogle anerkende ord fra ens arbejdsgiver. Jeg vil i hvert fald blankt indrømme, at jeg har haft det rigtig godt i dag, efter at min endnu ret nye arbejdsgiver kaldte mig ind på sit kontor for at snakke lidt med mig.
Han startede med at slå fast, at nu har jeg været vikar i bureauet i knap tre måneder, og mit vikariat udløber om godt og vel tre måneder, når den, jeg vikarierer for, kommer tilbage fra barselsorlov.
Jeg har gode nyheder til dig, sagde min chef, hvis du altså kan lide at arbejde her. Sagen er, at vi gerne vil ændre din stilling som vikar til fastansat, for vi oplever dig som en styrke for firmaet, og vi har jo en stadigt stigende kurve i antallet af kunder, så jeg er ikke spor nervøs ved at udvide den faste medarbejderstab med dig.
En varieret receptionsservice
Det lød som sød musik i mine ører, for jeg har befundet mig rigtig godt i mit vikarjob i den tid, jeg har været der. Arbejdet er meget afvekslende, og jeg taler med en masse forskellige mennesker hver dag. Mit arbejde og mit kollegers arbejde består i at yde alle former for receptionsservice på vegne af bureauets kunder. Vi varetager praktisk talt al den kommunikation, som mindre virksomheder har behov for, men som de ikke finder rentabelt at bemande permanent.
Vores bureau arbejder med at servicere andre virksomheder, som ikke selv har fast bemanding i en reception. Det er for det meste mindre og mellemstore virksomheder, der ikke finder det økonomisk rentabelt at have en fuldtidsansat person til at sidde og besvare måske under 10 henvendelser pr. dag. I stedet viderestiller de deres telefoner til os, og vi håndterer opkaldene professionelt, hvilket sparer dem både løn, sociale udgifter og kompleksiteten ved at have et isoleret receptionsmedarbejder.
Professionel telefonpasning og opkaldsskanning
En stor del af mit arbejde består i telefonpasning for vores kundevirksomheder. Vores kunders telefoner er viderestillet til os, og når telefonen ringer, kan jeg på min computerskærm se, hvilken virksomhed jeg nu repræsenterer. Jeg får samtidig adgang til en række basisoplysninger om firmaet, som jeg automatisk får vist, når der bliver ringet op på en virksomheds nummer. Med disse oplysninger kan jeg ofte besvare henvendelsen direkte fra opkaldskeren.
Det, vi kalder screening af telefonopkald, er en vigtig disciplin i receptionsarbejdet. Screening indebærer, at vi evaluerer den indgående opkald og finder ud af, om det er nødvendigt at forstyrre vores kunde i anledning af henvendelsen. Vi samler væsentlig information – hvem der ringer op, hvad der er formålet med opkaldet, og hvor presset er henvendelsen – før vi træffer beslutningen om, hvordan vi håndterer det. Denne proces fungerer som et intelligent filter, der beskytter vores kunders tid, samtidig med at vigtige opkald aldrig overses.
Mange opkald kan håndteres direkte af os, hvis de vedrører generelle informationer, åbningstider, priser eller andre emner, som vi har information om. Det sparer vores kunder for en masse forstyrrelser fra mindre vigtige henvendelser.
Beskedservice og opkaldsviderestilling
I de tilfælde, hvor den, der ringer op, skal have fat i det firma, vi repræsenterer, følger vi en fastlagt procedure i vores beskedservice. Vi tager imod beskeden fra opkaldskeren og dokumenterer nøje, hvem der har ringet op, hvornår opkaldet kom, og hvad henvendelsen handler om. Normalt sender vi en sms til vores kunde med alle relevante oplysninger, så vedkommende kan følge op, når det passer ind i deres kalender.
I nogle tilfælde, hvor opkaldet er mere presserende eller vedrører konkrete aftaler, vil vi viderestille opkaldet direkte til den rigtige person i kundefirmaet. På den måde sikrer vi, at vigtige og tidsfølsomme henvendelser får prioritet, mens rutinehenvendelser håndteres mere fleksibelt gennem vores beskedservice.
Det er virkelig et spændende arbejde med mange aspekter, og jeg glæder mig over at være fastansat og kunne fortsætte med at udvikle mine skills inden for receptionsservice.
